مدیریت زمان

فاطمه ابراهیمی /// دوستان خوبم چرا حافظ فرموده: بر لب جوی بنشین و گذر عمر ببین؟

ببینید همه ما به یک اندازه وقت داریم. پس چرا بعضی‌ها به کارهایشان می‌رسند، وقت اضافه هم می‌آورند و بعضی‌ها همیشه از کمبود وقت می‌نالند؟… متاسفانه بعضی از افراد هستند که همه جور بهانه را جور می‌کنند تا ثابت کنند که به راستی وقت ندارند یا می‌گویند امروز برای انجام کارها روز مناسبی نیست. می‌گویند: خسته‌ام، باران می‌بارد، الان خیلی کار دارم،… از دست دادن یک روز یا یک هفته یا یک ماه چیزی نیست و لطمه‌ای به کسی وارد نمی‌کند اما در مقابل آدم های مسئول و وقت شناسی هستند که بهانه را نمی‌شناسند و فقط به نتیجه عمل فکر می‌کنند و باد و باران و سردی و گرمی برایشان هیچ فرقی ندارد و هیچ چیز نمی‌تواند سد راهشان شود. چرا؟ چون آدم‌های موفق می‌دانند چگونه از وقتشان بهترین استفاده را ببرند. پس چرا ما هم مثل آنها نباشیم و زمان خود را مدیریت نکنیم؟ چونکه زمان بهترین سرمایه ماست که اگر از دست برود دیگر قابل بازگشت نسیت و اگر خدای نکرده نتوانیم خوب ازش استفاده کنیم دچار خسران و زیان می‌شویم.

مدیریت زمان به معنای در گردش نگه داشتن زمان و مفید نمودن حداکثری آن می‌باشد. انسان و فضیلت‌های او در لحظات و دقایق و ساعات متولد می‌شوند و نو به نو می‌گردند. حضرت علی (ع) می‌فرماید: هر فردی فرزند زمان خودش و مولود آن است و یا می‌فرماید: گذشته ی عمر تو رفته و باقی مانده آن محل تردید است پس زمانی را که در آن به سر می‌بری برای کار غنیمت شمار.

روزها فکر من این است و همه شب سخنم                                           که چرا غافل از احوال دل خویشتنم

مانده‌ام سخت عجب کز چه سبب ساخت مرا                                        یا چه بوده است، مراد از این ساختنم

از کجا آمده‌ام، آمدنم بهر چه بود                                                          به کجا می‌روم، آخر ننمایی وطنم

افراد موفق عمدتا یک خصوصیت مشترک دارند؛ در برهه‌ای از زندگی در گوشه‌ای با خود خلوت کرده و به تفکری عمیق فرو رفته‌اند و درباره اینکه از سرمایه وقت و عمرشان چگونه سود ببرند، اندیشیده‌اند. زیرا زمان با ارزش‌ترین منبعی است که در اختیار داریم. در بعضی از زبان‌ها، وقت و زمان متداول‌ترین کلماتی هستند که به کار می‌روند و وقت بسیار با ارزش‌تر از پول و مادیات است. سرمایه وقت بایستی با دقت و احتیاط استفاده شود. مهمترین وظیفه در زندگی آن است که بیشترین بهره را از این زمان ببریم. انسان باید از دست دادن زمان را حساب کند همانطور که از دست دادن پول را حساب می‌کند؛ هرچند که زمان بسیار مهمتر از پول است. فرض کنید در بانکی حسابی دارید که روزانه ۴۰۰/۸۶ واحد پول به حساب شما واریز می‌شود و هیچ مانده حسابی از روز گذشته به فردا منتقل نمی‌شود و پایان شب هر روز مانده حساب شما صفر می‌شود. هر صبح ۸۶۴۰۰ ثانیه به حسابمان واریز می‌شود که این مبلغ در صورت عدم سرمایه گذاری زمان مناسب تا آخرین ثانیه ممکن است تلف شود. آیا حاضر نیستید برایش کاری کنید و نگذارید این سرمایه هدر برود.

زمان سرمایه گرانبهاست. زمان را نمی‌توان پس انداز کرد و یا ذخیره نمود و ما نمی‌توانیم سپری شدن زمان را متوقف کنیم.

آیا یک ساعت از عمر شما چقدر برایتان ارزش دارد اگر نمی‌دانی: ارزش یک ساعت را از فردی که در انتظار ملاقات فرزندانش است بپرسید. ارزش یک دقیقه را از مسافری که پرواز خود را از دست داده بپرسید. ارزش یک قدم را از ورزشکاری بپرسید که مدال طلا نگرفته است. ارزش یک ثانیه را از کسی بپرسید که به تازگی تصادف کرده است. بالاخره ارزش یک هفته را از سردبیر یک هفته نامه بپرسید. و ارزش یک ماه را از مادری که نوزاد خود را زود رس به دنیا آورده است بپرسید. و ارزش یک سال را از دانش آموزی بپرسید که مردود شده است… پس ما باید مراقب دقیقه‌ها باشیم. ساعات‌ها از خودشان مراقبت می‌کنند. ببینید هرگز برای هیچ چیزی وقت نخواهیم داشت؛ اگر وقت می‌خواهیم باید آن را ایجاد کنیم. بیشتر وقت‌ها و انرژی‌هایمان به هدر می‌روند چون اهداف روشن، برنامه ریزی و اولویت گذاری و درونگری وجود ندارد.

استفاده بهتر از زمان محدود و ارزشمند عمر تنها از طریق مدیریت زمان که هوشیارانه، مستمر و پایدارتدوین شده باشد، میسر است. مدیریت اوقات شما به معنی مسلط بودن و کنترل کردن زمان و کار شما است. به جای آنکه اجازه دهید گذر عمرشما را تحت کنترل خود درآورد، شما زمان را تحت کنترل خود درآورید.

مدیریت زمان به معنای برنامه ریزی و هدف گذاری و تعیین اولویت‌ها و انضباط شخص و انجام کارها به صورت موثر و نه با شتاب است.

۱-هدف گذاری پیش شرط لازم و کلید مدیریت زمان افراد موفق است. هدف رفتار را معنی دار یا بی معنی می‌کند. تنها کسی که اهدافش را تعیین کرده است، می‌تواند روشن بینی و وسعت نظر خود را در گامهای بی قرار زندگی روزمره حفظ کند. حتی زیر بار سنگینی از کار، او می‌تواند اولویت‌ها را مشخص کند و می‌داند که چگونه از حداکثر توانایی‌های خود استفاده کند و با اطمینان و به سرعت به اهداف مطلوبش دست یابد. شخصی که اهداف آگاهانه و هوشمندانه دارد حتما آنها را تعقیب می‌کند.

۲-برنامه ریزی: بعد وقتتان را برنامه ریزی کنید تا به اهدافتان برسید. هر کس در بهار نکارد، در پاییز درو نخواهد کرد. برنامه ریزی به معنی آمادگی جهت تحقق اهداف است. برنامه ریزی یعنی نجات دادن و ذخیره سازی وقت. مهمترین قاعده در برنامه ریزی آن است که کارها را به نوشته درآوریم. برنامه نوشته شده به معنی کاهش بار از روی حافظه شماست. کنترل فهرستی از کارهای در دست اقدامتان( اگر تنها در فکرتان باشد) دشوار است و به راحتی می‌توان از آنها منحرف شد.( از دل برود هر آنچه از دیده برفت).

۳-بعد اولویت گذاری: اولویت گزاری به معنی تصمیم گیری است. اینکه کدام وطیفه دارای حق تقدم زیادی است، کدام در اولویت دوم است ال آخر و اینکه کدامیک دارای کمترین اولویت است. اولویت بندی بایستی ابتدا انجام شود. تنظیم اولویت‌ها بیشتر انتخاب گر بودن و گلچین کردن کارها و تفویض و محول کردن کارها و بعد نظم و انضباط شخصی و انجام کارها به صورت موثر، آهسته و پیوسته…

رهرو آن نیست که گهی تند و گهی خسته رود                                 رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود

تعریف خلاصه مدیریت زمان: 1-برنامه ریزی درست ۲-برای انجام کار درست ۳-توسط فرد مناسب + پیگیری منظم.

نتیجه مدیریت زمان: انجام کارهای بهتر و بیشتر در زمان کمتر، رهایی از استرس و رسیدن به آرامش، رسیدن به رضایت بیشتر در کارها بعضی‌ها معتقدند که به جای زمان باید انرژی خودمان را مدیریت کنیم و علت اینکه ما کارهایمان را خوب و به موقع انجام نمی‌دهیم، نداشتن انرژی است.

ما باید بدانیم که چهار نوع انرژی داریم، که برای سرحال بودن و داشتن بهترین راندمان کاری باید هر چهار نوع این انرژی‌ها در حد مطلوبی تامین و شارژ باشند. ۱-انرژی فیزیکی (بدن) ۲ -انرژی فکری (ذهن) ۳-انرژی روحی (روح) ۴-انرژی احساسی (احساسات) و اما هرگز برای همه کارهایی که در نظر داریم انجام دهیم، وقت کافی وجود ندارد و نخواهد داشت. افراد موفق همه نوع کاری را نمی‌کنند. آنها چنین آموخته‌اند که هم و غم خود را روی مهمترین کارها متمرکز کنند و آنها را به انجام برسانند.

سه راهکار فرد وقت شناس و هدفمند:

۱-اولویت: اولویت امور بر اساس اهمیت آنها 

۲-تناسب: یادآوری فهرست درست‌ها

۳-تعهد: خواستن توانستن است.

افرادی که زمان خود را به خوبی مدیریت می‌کنند احساس مثبت و اعتماد به نفس دارند و مسئول زندگیشان هستند. این را باید بدانیم که مدیریت زمان یک مهارت مدیریتی است و مهارت مدیریتی قابل یادگیریست. مدیریت زمان مثل راندن یک دوچرخه و یا تایپ یک صفحه کلید و یا ورزش کردن است. از مجموعه‌ی روش‌ها، استراتژی‌ها و تکنیک‌ها تشکیل شده است. مجموعه‌ای از مهارت‌هاست که می‌توانید بیاموزید، تمرین کنید و با اراده و تکرار در آنها استاد شوید. پس زمانی را به ارزیابی زندگی و فعالیت‌های خود در گستره‌ای بزرگتر اختصاص دهید و به این بیندیشید که امروز کجا هستید و می‌خواهید پنج سال دیگر کجا باشید. به کارهایی که امروز انجام می‌دهید فکر کنید و ببینید کدامیک از آنها بیشترین اثر را بر آینده تان دارد. دکتر ادوارد بن فیلد از دانشگاه هاروارد بیش از پنجاه سال درباره نگرش و رفتار افراد بسیار موفق در آمریکا و در سراسر دنیا تحقیق کرده است. به نظر او یک ویژگی خاص، وجه تمایز افراد موفق از ناموفق است آن را چشم انداز بلند مدت می‌نامد.

بن فیلد دریافت که افراد موفق زمانی را به تفکر درباره آینده دور و اغلب ۱۰ تا ۲۰ سال آینده اختصاص می‌دهند و دقیقا مشخص می‌کنند که می‌خواهند در آن زمان و در زندگی و کار خود به چه جایگاهی رسیده باشند. پس به زمان حال برمی گردند و اطمینان حاصل می‌کنند که هر کاری که در حال حاضر انجام می‌دهند با جایگاهی که می‌خواهند در آینده بدان دست یابند، سازگار است.

منابع:

۱- مدیریت زمان، برایان تریسی، ترجمه ژان بقوسیان و بنفشه عطرسائی

۲- مدیریت و برنامه ریزی، مهدی لک علی آبادی

۳- مدیر یک دقیقه‌ای وقت شناس و هدفمند، کنت بلانچارد واستیون گانری، ترجمه مهرداد مهاجر

۴- قورباغه را قورت بده، برایان تریسی، ترجمه ماندا حمیدپور